Calculadora de kilometraje

La cantidad exenta para desplazamientos de trabajo

Cuando una empresa reembolsa a un empleado los gastos de locomoción por usar su vehículo propio en desplazamientos de trabajo, existe una cantidad por kilómetro que queda exenta de tributar en el IRPF. Esa cifra estuvo congelada durante casi veinte años y se actualizó al alza recientemente: comprueba el importe vigente en lugar de fiarte de uno recordado. Lo que se abone por encima de esa cantidad tributa como rendimiento del trabajo, y a ella se suman aparte los peajes y el aparcamiento debidamente justificados.

Es importante entender qué es y qué no es: es un límite de exención fiscal, no una obligación de pago. La empresa no está obligada a abonar esa cantidad salvo que lo establezca el convenio o el contrato, y muchas pagan menos.

Un autónomo no usa esta cifra

Aquí está la diferencia que más confusión genera, y es completamente distinta del sistema francés o del británico. Un trabajador por cuenta propia no puede deducir una cantidad por kilómetro: debe deducir gastos reales justificados con facturas. Y para el IRPF rige un criterio estricto de afectación: el vehículo solo es deducible si está afecto exclusivamente a la actividad, lo que en la práctica excluye el turismo de uso mixto salvo actividades concretas como transporte de viajeros, representantes comerciales o autoescuelas.

En el IVA el criterio es más flexible: se presume una afectación del 50 % para vehículos turismo, deducible salvo prueba en contrario, y del 100 % para determinados vehículos comerciales. Esa asimetría — IVA al 50 %, IRPF todo o nada — sorprende a muchos autónomos y conviene consultarla antes de comprar un vehículo pensando en deducirlo.

El combustible es la mitad más pequeña

Casi todo el mundo equipara mentalmente la cantidad por kilómetro con dinero para gasolina, y en un coche eficiente el combustible es menos de la mitad. El resto es depreciación — normalmente la partida mayor — más seguro, mantenimiento, neumáticos y reparaciones. Importa porque los kilómetros que haces consumen realmente tu coche, a un ritmo que nunca ves como una transacción.

El trayecto de casa al trabajo no cuenta

El desplazamiento habitual entre el domicilio y el centro de trabajo es personal, por larga que sea la distancia, y no genera derecho a reembolso exento. Lo que cuenta son los desplazamientos entre centros de trabajo, a clientes, a centros temporales y en gestiones profesionales. Un viaje desde casa directamente a un cliente puede computar cuando ese cliente no es tu centro habitual. Confundir ambas categorías es el problema más frecuente en una comprobación.

Lleva el registro al día

Un reembolso exige poder justificar fecha, destino, motivo y distancia de cada desplazamiento, anotados en su momento. Reconstruir un año de memoria es penoso, poco convincente ante una comprobación y subestima el total de forma sistemática — se olvidan los trayectos cortos, que en la mayoría de los trabajos son la mayoría. Una nota en el móvil al terminar cada viaje cuesta segundos.

Si la empresa paga menos de lo exento

Puede hacerlo salvo que el convenio disponga otra cosa. Como asalariado no puedes deducir la diferencia en la declaración, así que es sencillamente dinero tuyo empleado en la actividad de la empresa. Merece la pena calcularlo antes de plantearlo: unos céntimos por kilómetro sobre varios miles de kilómetros al año es una cantidad concreta con la que negociar.